Buchung einer Gruppenreise als Pauschalreise bei einem externen Veranstalter

Eine Organisation tritt nicht selbst als Veranstalter auf, wenn

• sie eine durch einen externen Reiseveranstalter angebotene Gruppenreise an die Reiseteilnehmer vermittelt.

• der Reiseanmelder sich und die anderen durch ihn vertretenenTeilnehmer zu einer durch einen externen Reiseveranstalter angebotenen Gruppenreise anmeldet.

Wichtig: Es muss für die Reiseteilnehmer klar zu erkennen sein, dass nicht die Organisation, sondern ein externer Veranstalter die Reise durchführt, der dann auch einen Sicherungsschein vor der Bezahlung aushändigt.

Der externe Reiseveranstalter trägt die Verantwortung

• für die Organisation der Pauschalreise

• für die Auswahl und Überwachung der Leistungsträger

• auch für Schäden, die durch die Leistungsträger verursacht werden (Absicherung durch eine spezielle RV-Haftpflichtversicherung).

• Für die ordnungsgemäße Erbringung aller im Vertrag inbegriffenen Reiseleistungen

• für die Erbringung aller Reiseleistungen auch bei Ausfällen einzelner Leistungsträger (Reisebus, Airlines, Hotels, Reiseleiter) - Bsp: Bei Flugausfällen muss der RV eine entsprechende Beförderung organisieren, wenn die Airline dies nicht selbst regelt.

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Aufgaben und Pflichten des Reiseanmelders bzw. Reisevermittlers

• Er sammelt die rechtsverbindlichen Reiseanmeldungen und ggf. die Einverständniserklärungen der Erziehungsberechtigten ein.

• Er ist dafür verantwortlich, dass er alle Informationen des Reiseveranstalters an die Reiseteilnehmer und auch in umgekehrte Richtung weiterleitet.

• Er informiert die Teilnehmer vor einer Anmeldung auch darüber, wer für die Erbringung welcher Leistungen verantwortlich ist und welche Kosten (voraussichtlich) anfallen werden:

  • Im Reisepaket des Veranstalters enthaltene Leistungen
  • Vom Veranstalter unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit vermittelte Leistungen
  • Von der Gruppe bzw. dem Reiseanmelder in Eigenregie organisierte Leistungen
  • Vor Ort zu zahlende Posten (z.B. ÖPNV-Tickets, City-Tax / Kurtaxe, …)
  • Wichtig bei der Förderung aus öffentlichen Mitteln: Reisepreis ohne Abzug der Zuschüsse, da die an die Teilnehme gebundenen Zuschüsse im Falle einer Stornierung in der Regel wegfallen.

Serviceleistungen der auf Gruppenreisen spezialisierten Reiseveranstalter   

abhängig vom Leistungsumfang des Reisepaketes

Info-Paket

Info-Materialien, Reisebücher, Landkarten für die Reiseleiter / Gruppenleiter. Die genaue Zusammenstellung des Infopaketes hängt vom Zielgebiet, den Themenschwerpunkten und der Reisedauer ab.

Unterstützung bei der Programmplanung

Die Gruppen können selbst entscheiden, welche Programmelemente der Reiseveranstalter organisieren soll und welche die Gruppe selbst vorbereiten möchte. Einzelne Programmleistungen (z.B. Stadtführungen) können als frei kombinierbare Reisebausteine gebucht werden. Der Veranstalter übernimmt dann die vollständige Organisation dieser Programmangebote (Auswahl zuverlässiger und günstiger Leistungsträger, inhaltliche und terminliche Planung nach den Vorgaben der Gruppe) und die Abrechnung.

Beratung und Unterstützung

Während der Reise ist der Veranstalter telefonisch erreichbar, in dringenden Fällen sogar 24 Stunden am Tag.

Freiplätze

Wir bieten bei der Buchung von Schulfahrten je 10 bis 12 zahlende Teilnehmer einen Freiplatz. Oder sollen wir diese Freiplätze auf alle Teilnehmer umlegen und damit den Reisepreis je Person reduzieren? Die Wünsche der Gruppen und die Bestimmungen der einzelnen Schulen und Organisationen sind sehr unterschiedlich. Daher bitten wir um eine entsprechende Info.

Abrechnung

Die Gruppen erhalten vom Reiseveranstalter eine Gesamtrechnung. Die Lehrer / Gruppenleiter müssen so nicht die unterschiedlichen Zahlungsfristen und Modalitäten der einzelnen Anbieter berücksichtigen. In wenigen Ausnahmefällen sind einzelne Leistungen vor Ort zu zahlen.

Anzahlungen

Nicht wenige Leistungsträger verlangen mit der Buchung eine Anzahlung. Trotzdem verlangen einige Veranstalter bei Buchungen von Schulen, Kirchengemeinden u.a. keine Anzahlung (Ausnahme: z.B. Flugreisen). Der Reisepreis wird erst 30 oder 28 Tage vor Reisebeginn fällig.

Zahlung

• Option 1: Der Reiseanmelder überweist den Reisepreis für alle Teilnehmer.
• Option 2: Jeder Reiseteilnehmer überweist seinen eigenen Reisepreis auf das Konto des Reiseveranstalters (nur bei Buchung von Reisepaketen möglich), nicht bei allen Anbietern möglich.

Busreisen

Für die Auswahl und laufende Kontrolle der Busunternehmen ist der Reiseveranstalter verantwortlich. Die Kosten für Unterkunft und Verpflegung der Busfahrer sind bereits im Angebot enthalten. Die Reiseanmelder können dem Veranstalter gerne ihr Wunschbusunternehmen nennen.

Fernlinienbus

Für Gruppen unter 30 Personen könnte der Fernlinienbus eine gute Alternative zum Reisebus (Gelegenheitsverkehr) oder zur Bahn darstellen. Wir können je nach Anbieter auch Verbindungen anfragen und buchen, die im Internet noch nicht freigeschaltet sind.

Bahnreise

Wir übernehmen Preisanfragen, Ticketbuchungen und ggf. Umbuchungen. Durch die Kombination unterschiedlicher Tarife kann die Bahnfahrt in einigen Fällen im Vergleich zu der Online-Gruppen-Abfrage zu einem günstigeren Preis angeboten werden.

Flugreisen

Wir erhalten von einigen Fluggesellschaften günstigere Storno- und Zahlungsbedingungen als die Gruppen bei einer Direktbuchung.

Flughafentransfer

Ein Bustransfer zur Unterkunft kann in der Regel beim Veranstalter gebucht werden, sofern die Gruppe keine öffentlichen Verkehrsmittel nutzen möchte.

Reiseveranstalter-Haftpflicht-Versicherung

Der Versicherungsschutz für Personen- und Sachschäden gilt für alle vom Veranstalter angebotenen Leistungen mit Ausnahmen vermittelter Angebote.

Eine Gruppenreise selbst organisieren

Hinweise für Vereine, Kirchen u.a. Organisationen, die die Reiseleistungen verschiedener Anbieter selbst kombinieren.

Diese allgemeinen Hinweise sollen auf einige rechtlichen Verpflichtungen hinweisen. Die privat- und steuerrechtliche Bewertung ist sehr komplex, da bei (gemeinnützigen) Organisationen die Rechtsform, der Zweck der Reise und die vertragliche Gestaltung eine entscheidende Rolle spielen. Die nachfolgenden Hinweise erheben keinen Anspruch auf die Vollständigkeit / Richtigkeit und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. 

Welche rechtlichen Grundlagen gelten? Drei Varianten sind zu unterscheiden.

• Interne Reiseorganisation für eine geschlossen Gruppe (sehr enge Auslegung)

• Pauschalreise im Sinne von § 651 a ff BGB

  • Der Reiseveranstalter: z.B. Unternehmereigenschaft (Gewinnerzielungsabsicht nicht erforderlich)

  • Die Reiseleistungen: Paket aus min. 2 Leistungen, sofern keine Ausnahmereglung (z.B. Tagesfahrten) gilt. 

• Im Falle, dass keine Pauschalreise vorliegt, gelten die allgemeinen zivilrechtlichen Bestimmungen. Je nach Vertragsgegenstand werden vom Reiseanbieter Leistungen z.B. im Sinne folgender Vertragstypen erbracht: Werkvertrag, Mietvertrag, Kaufvertrag und Dienstvertrag.

• Umsatzsteuerrecht: Eine Gewinnerzielungsabsicht ist nicht erforderlich. Bei Reiseleistungen findet in der der Regel die Margenbesteuerung im Sinne von § 25 UStG Anwendung. Außerdem ist bei der Buchung touristischer Leistungen der Ort der sonstigen Leistung und ggf. eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft zu prüfen. 

• Körperschaftssteuerrecht: Eine Befreiung sehen die AO und das KStG nur in wenigen Ausnahmefällen vor.